La planificación en la empresa y los procesos: Problemas y soluciones en el despliegue

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Los problemas

Las empresas y cualquier organización se encuentran sometidas a una dinámica de trabajo exigente de forma habitual. Para ser más competitivas, muchas empresas han optado por profesionalizar su dirección a través de una formación continua que incluya, por ejemplo, habilidades en dirección, estrategia o planificación, o contratando egresados universitarios para los puestos directivos (Administración de Empresas, Economía, Finanzas, etc.).
Sin embargo, todos nos encontramos con problemas cuando queremos pasar la planificación del papel a la realidad por una gran variedad de razones. La principal, el factor humano: Hacer que cada parte del plan vaya desplegándose a través de los diferentes niveles de la empresa puede introducir errores en cada paso y hacerlos más grandes entre un nivel y otro. El resultado: Frustración y malas sensaciones respecto a la planificación y sus responsables, con la consecuente pérdida de confianza en todo el proceso.

La solución

Si pudiéramos tener todo el proceso visualizado y bajo control desde un solo lugar sería mucho más sencillo detectar los problemas y solucionarlos antes que crezcan y tengan mayores consecuencias. Si además pudiera integrar las diferentes herramientas de software de la empresa, ahorrándonos tiempo y esfuerzo, aumentando la productividad y el retorno de nuestras inversiones en estas tecnologías, mejor aún.
La buena noticia es que esta solución a nuestros problemas existe. Veamos en que consiste y como funciona.

Business Process Management (BPM) – Gestión de procesos de negocio

El BPM es una estrategia que nos permite mejorar la gestión y el rendimiento de un negocio por medio de la optimización continua de procesos de negocio creando un ciclo repetitivo, cerrado y estandarizado de modelado, ejecución y medición de los procesos de negocio. Para ello utiliza una notación estándar llamada BPMN (Business Process Modeling Notation o Notación para el modelado de Procesos de Negocio), la cual es una notación gráfica estándar que nos permite crear gráficamente nuestros flujos de trabajo (workflow). La versión vigente es la 2.0 y es mantenida por el Objecto Management Group (OMG) quien a su vez es responsable del mantenimiento de otros lenguajes, como el UML y otros muy conocidos en los ámbitos del software y la ingeniería. La gran ventaja de esta notación es que sus símbolos son intuitivos y todo el personal los puede aprender invirtiendo poco tiempo y esfuerzo, por ejemplo:

 

    Símbolos    

 

Tipología

 

Símbolos de actividades BPMN

Actividades

El primero se refiere a una “Tarea” y el segundo a un “Proceso”.

 

Símbolos de eventos BPMN

Eventos

El primero marca un inicio, el segundo un estado intermedio y el tercero una finalización

 

 

Conexiones

Con la primera indicamos hacia dónde va el flujo.

Con la segunda hacia dónde va un mensaje.

Con la tercera indicamos que dos elementos están asociados.

Figura 1. Algunos elementos típicos del BPMN.

También es necesario recordar que para procesos complejos existen otros elementos que no son tan básicos como los mostrados, pero que con el uso los podemos llegar a dominar sin problema, en prácticamente todos los niveles de la empresa. Esto es importante, porque una vez modelado un proceso todos los implicados deben ser capaces de entenderlo para aplicarlo en sus respectivos puestos de trabajo.

Herramientas BPMN

Por suerte vivimos en una época en la que casí todas las áreas de la gestión empresarial tienen alguna herramienta que nos permita realizar dicha gestión de forma cada vez más cómoda y efectiva. Así es como tenemos programas para gestionar la relación con los clientes (CRM), para optimizar los recursos empresariales (ERP) y por supuesto, para realizar el modelado de nuestros procesos. Un problema que desde estos mismos programas intentan resolver mediante módulos para cumplir las funciones de los otros (que en ocasiones se quedan cortos, según nuestras necesidades) o para intercambiar información entre ellos.

Software BPMN

Pero además de estas herramientas tan enfocadas a la parte operativa y de gestión, también existe software que nos permite crear nuestros procesos de forma gráfica, pero aún hay más: Algunos nos permiten hacer el enlace con el resto de software y hacerlos trabajar de forma conjunta (integración). De esta forma, podemos hacer con los procesos: el modelado, análisis, despliegue, seguimiento y mejora desde la alta dirección hasta el último punto donde se realizan las operaciones.

En el próximo post hablaremos con más detalle de estos programas.

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